Переведення трудових книжок в електронний формат: нюанси, які варто знати

В Україні розпочався процес переведення фізичних трудових книжок в електронний формат. Донецька ОВА звернула увагу на деякі цікаві нюанси, які варто знати.

Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.

Оцифрування трудових книжок триватиме п’ять років (із 2021 до 2026 року).

Так, для того, щоб зберегти свій стаж необхідно оцифрувати документи про трудову діяльність на вебпорталі Пенсійного фонду України.

Важливі моменти та рекомендації українцям

Збережіть свій стаж — оцифруйте документи про трудову діяльність на вебпорталі Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua

Все, що потрібно знати про оцифрування трудової книжки та інших документів про трудову діяльність, дивіться за посиланнями нижче.

Проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням https://t1p.de/dju4e.

Як завантажити скан-копію трудової книжки через вебпортал Пенсійного фонду України? https://t1p.de/vhwcr https://t1p.de/fjrs9.

Роботодавцям: як оцифрувати трудову книжку працівника https://t1p.de/m6xu4.

Причини скасування звернень з оцифрування трудових книжок https://t1p.de/ge0u3.

Інструкція: як переглянути свою електронну трудову книжку https://t1p.de/ophni.

Алгоритм дій при виявленні помилок в оцифрованій трудовій книжці https://t1p.de/qvm5a.

Електронні документи: витяг з електронної трудової книжки https://t1p.de/bqc0b.

Як провести аудит своєї трудової книжки перед її оцифруванням

Слід оглянути першу сторінку (титульний аркуш) та перевірити наявність:

прізвища, ім’я та по батькові, дати народження працівника (зазначені повністю, без скорочень);

підпис власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;

підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;

печатки закладу, де трудову заповнили вперше.

У разі виявлення неправильно зазначених прізвища, ім’я та по батькові або дати народження власника документа зміни можна вносити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів, за їх відсутності - у судовому порядку.

Також необхідно перевірити всі записи щодо роботи. А у разі виявлення невірних - їх виправлення робиться на підприємстві, де зроблено такий запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності - архів.

Нагадаємо, що у випадку, якщо працівник просить заповнювати паперову трудову книжку, роботодавцю незалежно від ведення її в е-формі необхідно заповнювати.