Українцям надали інструкцію щодо оцифрування трудової книжки до кінцевого терміну у червні 2026 року

В Україні наближається завершення переходу на електронні трудові книжки, але у Пенсійному фонді України несподівано просять людей не поспішати. Незважаючи на кінцевий термін до 10 червня 2026 року, там наголошують: головна помилка — це завантажити документи «як є», не перевіривши їх.

Суть попередження проста — будь-яка неточність у трудовій книжці може в майбутньому негативно позначитися на стажі, а отже, і на розмірі пенсії. Тому перед оцифруванням радять провести ретельну перевірку документа.

Перше, на що слід звернути увагу, — титульна сторінка. Прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочень. Якщо прізвище змінювалося, старий запис має бути акуратно закреслений, а новий — внесений із зазначенням підстави. Також обов’язково мають бути вказані дата народження, підписи та печатка підприємства або кадрової служби.

Далі — вся історія роботи. Тут важливо перевірити кожен запис: дати прийняття на роботу та звільнення, назви підприємств, посади, номери наказів. Формулювання мають відповідати законодавству, а в записах про звільнення обов’язково має бути печатка. Якщо підприємство змінювало назву, це також має бути окремо зафіксовано.

У ПФУ прямо заявляють: такий аудит перед завантаженням — це не формальність, а захист власних коштів у майбутньому. Помилки, які зараз здаються дрібними, згодом перетворюються на проблеми під час нарахування пенсії.

Окрім трудової книжки, українці можуть завантажити й додаткові документи: дипломи про освіту, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (для підтвердження стажу догляду), трудові договори та довідки, якщо трудової книжки немає.

Процедура подання заяви онлайн є досить простою. Потрібно авторизуватися на порталі ПФУ за допомогою електронного підпису, вибрати розділ про трудові відносини, заповнити дані, надати згоду на обробку інформації та завантажити скановані копії документів. Після цього заяву підписують в електронному вигляді.

Але є нюанси. Файли мають бути чіткими, у форматі JPG або PDF, розміром до 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi. Інакше документи можуть просто не прийняти або відправити на доопрацювання.

Після обробки даних електронну трудову книжку можна перевірити в особистому кабінеті на порталі або в мобільному додатку фонду.

Уся система розрахована на поступовий перехід — він триватиме п’ять років і завершиться в червні 2026 року. Часу ще достатньо, але у Пенсійному фонді радять не відкладати цей процес до останнього, щоб встигнути виправити можливі помилки.