Українські роботодавці зобов'язані своєчасно звітувати перед Територіальними центрами комплектування (ТЦК) про будь-які зміни в облікових даних своїх співробітників. Ігнорування цієї вимоги або порушення термінів може коштувати бізнесу від 34 до майже 60 тисяч гривень штрафу.
Про це на спеціалізованому YouTube-каналі "kadroland" розповіла експертка з трудового права Тетяна Шолкова.
Головним документом для звітності є так званий Додаток 4. Законодавство чітко розмежовує терміни його подання залежно від ситуації. Якщо йдеться про прийняття на роботу або звільнення військовозобов'язаного, підприємство має надіслати дані протягом семи днів після видання відповідного наказу.
Інша ситуація стосується поточних змін в особистих даних вже працюючих співробітників. Тут діє щомісячний графік.
"До 5 числа місяця, що настає за тим, у якому відбулися зміни в облікових даних працівника або були виявлені розбіжності під час внутрішнього звіряння, підприємство повинне надіслати відповідне повідомлення до ТЦК", - підкреслила Шолкова.
До списку змін, про які обов'язково треба повідомляти військкомат, входять:
- зміна прізвища, імені чи по батькові;
- зміна реквізитів паспортів (внутрішнього чи закордонного);
- оновлення адреси реєстрації чи фактичного проживання;
- зміни у сімейному стані, освіті чи посаді.
Юристи "kadroland" звертають увагу на складні випадки, коли у військово-облікових документах працівника відсутня важлива інформація, наприклад, про військове звання чи наявність броні. У такому разі Додаток 4 слід подавати разом із супровідним листом, де чітко вказати, яких саме відомостей бракує.
Окрема проблема - несвоєчасне інформування з боку самого працівника. Якщо людина змінила паспорт чи прописку, але забула сказати про це кадровику, компанія ризикує отримати штраф. Щоб убезпечити себе, роботодавцям радять фіксувати дату, коли працівник фактично надав нові документи.
"Якщо працівник повідомив про зміни із запізненням, рекомендується отримати від нього копію документа з обов'язковою відміткою про дату його надання. Бажано також взяти заяву з проханням долучити нові відомості до його облікової справи", - зазначила експертка. Саме ця дата стане точкою відліку для звітності.
Фахівці також застерігають щодо дедлайнів, які припадають на вихідні. Оскільки у профільній постанові уряду немає прямої норми про перенесення строку на понеділок, краще надсилати звіти заздалегідь. Наразі найнадійнішим способом залишається рекомендований лист через "Укрпошту" з описом вкладення. Електронне подання через "Дію" очікується не раніше третього кварталу 2026 року.
Порушення цих правил в умовах воєнного стану карається жорстко: штраф для посадових осіб становить від 34 000 до 59 500 гривень.
Нагадаємо, у Київській області затримано начальника відділу одного з районних територіальних центрів комплектування (ТЦК та СП), який підозрюється у вимаганні 4 000 доларів США за «вирішення питання» з мобілізацією.